ذخیره ی مطالب ارائه شده به خصوص در کلاسهایی که حجم مطالب زیادی در آن رد و بدل میشود میتواند چالش بسیار بزرگی برای دانشجویان باشد. به همین دلیل این موضوع به عنوان صورت مسئله ای که میتواند توسط راهکارهای فاوا به آن پاسخ داده شود مطرح گشت. در اینجا کلاس درس مهندسی یا معماری سازمانُ و راهکارهای فاوا در کسب و کار که در دوره ی MITM ارائه میشوند به عنوان نمونهُ در نظر گرفته شده است.
ذینفعان چنین پروژه ای میتوانند افرادی چون دانشجویان کنونی دوره ی MITM، دانشجویان دوره های قبلی، تمام دانشجویان دوره های آتی و یا خود حتی استاد باشد. از طرفی در خارج از دانشگاه افراد علاقمند به این موضوعات، شرکتهای مشاور (به دلیل نوع درسها) و دانشجویان کلیه ی گرایشهای MBA جزء ذینفعان در نظر گرفته میشوند. اما همانطور که محسوس است و به جهت رعایت سادگی در این نوشتار، فقط ذینفعان مستقیم (دانشجویان کنونی) در نظر گرفته خواهند شد.
این دانشجویان به دنبال روشی برای ذخیره ی اطلاعات کلاس هستند که دارای این سه ویژگی باشد:
۱. روشی که بتواند تمام مطالب کلاس را ذخیره کند.
۲. روشی که مستقل از قضاوت های یک نفر باشد.
۳. روشی که انجام آن ساده بود و وقت زیادی نگیرد.
منظور از ذخیره ی تمام مطالب کلاس آن است که دانسته های عینی (Explicit) ارائه شده توسط استاد از قبیل مدل های ترسیم شدهُ توضیحات، اظهار نظرها و به طور خلاصه آنچه که مرسوم است تا به عنوان جزوه بر روی کاغذ نوشته شود، در کنار دانسته های ضمنی (Tacit) استاد که قسمت اعظم دانش مورد انتقال است قرار گیرد. دانسته های ضمنی از طریق لحن صحبت کردن، زبان بدن و موضوعاتی این دست منتقل میگردند. یکی از گواهان کارایی این روش آن است که محققان معتقدند تنها ۷٪ از اطلاعات به صورت عینی متنقل میگردند و این در حالیست که اگر استاد بر تدریس مسلط باشد و تمام تلاش خود را برای انتقال کامل مطلب انجام دهد، این عدد به میزان ۱۲٪ افزایش پیدا خواهد کرد. از طرفی در کنار آنچه استاد میگوید، نظرات دانشجویان که در جای جای کلاس به عنوان سوال، نقد و یا بحث مطرح میشود حاوی اطلاعات زیادی است که معمولاْ از قلم نگارنده می افتد. مجموعه مقالات و کتب الکترونیکی که استاد در اختیار دانشجویان میگذارد و همچنین آدرسهای اینترنتی که حاوی متون مرتبط با درس هستند و استاد به آنها اشاره میکندُ دیگر اعضای اطلاعات انتقال یافته هستند.
و اما در مورد ویژگی شماره ی ۲ که بر مستقیم بودن روش دلالت دارد، میتوان گفت که هر زمان شخصی مسئول نگارش متنی شود، بی شک مطالب کلاس ابتدا از فیلتر ذهنی او عبور کرده و سپس آنطور که او میخواهد بر روی کاغذ نگاشته میشوند و به همین دلیل است که جزوه های مختلف حاوی مطالب گوناگونی از یک کلاس واحد هستند.
در توضیح مورد ۳ که دلالت بر رعایت اصل سادگی دارد، باید گفت نگارش و خصوصاٌ جستجوی مطالبی که بر روی کاغذ نوشته میشود کاری دشوار و وقت گیر است و حتی با فرض اینکه شخص موفق شده باشد مطالب را درست و کامل ذخیره کرده باشد، کمتر ممکن است که آنها را در زمان مناسب بیابد و گاه ممکن است حتی وجود آنها را نیز فراموش کرده باشد.
بنابراین احتیاج به روشی است که ساده، کامل و مستقیم باشد. لازمه های این روش عبارتند از:
۱. بانک موضوعی مطالب مطرح شده و زمان طرح آنها با دقت دقیقه.
۲. تهیه و آرشیو فیلم از تمام کلاس که میتواند به سادگی و بر روی یک دوربین با پایه ی ثابت انجام شود و سپس در حافظه ای ذخیره گردد.
۳. آرشیو مقالات و Bookmark های مطرح شده در کلاس
این روش میتواند به سادگی توسط یک نفر انجام شود. برای این منظور شخص تهیه کننده میتواند به این طریق عمل کند:
دوربینی را روی پایه در کلاس قرار دهد و شروع به ضبط کردن مطالب کلاس کند. تنها چیزی که لازم است در زمان حضورش در کلاس یادداشت کند، یک Timeline از موضوعات مطرح شده و زمان طرح آن است. سطور این Timeline حاوی Tag هایی است که برای مفید بودن اطلاعات بهتر است از پروتکلی جهت نامگذاری پیروی کنند. همچنین شخص باید لینکهای اینترنتی مطرح شده را در لپ تاپ یا تبلت خود Bookmark کرده و یا در Timeline خود یادداشت نماید. پس از اتمام کلاس نیز توسط Flash Memory مقالات و کتب الکترونیکی که استاد به عنوان مرجع معرفی کرده است از وی دریافت کند.
به این طریق شخص حدوداً هر ۲۰ دقیقه چیزی مینویسد و وقت بیشتری برای دریافت مستقیم مطلب دارد.
قسمت دیگر کار در منزل انجام میشود. جایی که شخص فیلم را بر روی رایانه آورده و توسط نرم افزار Tag های متنی را که سر کلاس یادداشت کرده است بر روی زمان های فیلم قرار میدهد. این کار نیز وقت چندانی نخواهد گرفت چرا که شخص فقط لازم است همان زمان های مشخص را Load کند و لازم نیست مجدداً تمام فیلم را ببیند. این Tag ها میتواند حاوی نام مقالات یا Bookmark ها نیز باشد. سپس منابعی را که روی Flash Memory خود دارد به همراه مقاله ها و Bookmark ها در آرشیو خود قرار میدهد (در اینجا دوباره موضوع پروتکل نامگذاری و ذخیره سازی اهمیت پیدا میکند).
در نهایت شخص یک فیلم Tag شده از کلاس و یک آرشیو موضوعی دارد. هنگامی که لازم است به موضوعی مراجعه کند، کافی است نام آن را جستجو کرده و از آرشیو آن دقیقه خاص از فیلم که موضوع در آن مطرح شده است را استخراج نماید. سپس همینطور که فیلم را میبیند، نام منابع و مراجع نیز برایش ظاهر میگردد تا در صورت نیاز به آنها مراجعه کند.
در اینجا نقشه کلی این راه حل با استفاده از نرم افزار Archimate 2.4 ترسیم شده است.
مثال استفاده از این روش:
در کلاس معماری سازمان مطلبی در مورد تحلیل ذینفعان گفته میشود و یک لینک اینترنتی و یک مقاله در این مورد معرفی میگردد. شخص در Timeline خود و با استفاده از تایمر دوربین مینویسد:
دوشنبه/۹۲.۰۲.۳۰/دقیقه ی ۱۲۵/تحلیل ذینفعان، Stakeholder Analysis
سپس در نرم افزار Safari آیپد خود آدرس لینک گفته شده را نیز در این فولدر Bookmark میکند:
Bookmarks\Organization's Architecture\Dr.Tasdighi\
در نهایت پس از کلاس فایل PDF مقاله را نیز از طریق Flash Memory دریافت میکند.
در منزل پس از Load کردن فیلم در نرم افزار، به دقیقه ۱۲۵ فیلم رفته و Tag میکند: تحلیل ذینفعان، Stakeholder Analysis و در زمانی که استاد آدرس اینترنتی را معرفی میکند آن Bookmark را Tag میکند و در زمانی که مقاله معرفی میشود، نام مقاله را Tag میکند.
شخص لازم است Bookmark را از Safari در آرشیو ذخیره کند. همچنین باید مقاله را از Flash Memory خود در فولدری مشخص از آرشیو ذخیره کند.
حال وی با جستجوی عبارت تحلیل ذینفعان، تحلیل، ذینفع و یا Stakeholder Analysis میتواند به آن زمان از فیلم رفته، کلاس درس را ببیند و به لینک اینترنتی یا مقاله ی مرتبط به راحتی دسترسی پیدا کند.
به نقل از وبلاگ رضا غیابی